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REGLEMENT D'ORDRE INTERIEUR

01.  Le Règlement d’ordre intérieur se compose des dispositions suivantes et de toutes celles qui pourraient à l’avenir être modifiées ou ajoutées suite aux décisions prises par des réunions de la direction ou par des assemblées générales statutaires ou extraordinaires.

02.  Une modification ou un ajout au  Règlement d’ordre intérieur ne peut intervenir que par un vote à la majorité des voix tenu au cours de l’assemblée ayant pour objet une proposition de modification ou d’ajout au Règlement d’ordre intérieur.

03.  La direction se réserve le droit de se déclarer incompétente et d’inscrire une modification ou un ajout à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale statutaire ou extraordinaire.

04.  Les décisions temporaires de la direction et reprises dans le livre des procès-verbaux  sont exécutoires pendant la période d’application au même titre que les articles du règlement d’ordre intérieur. Au cas où ces décisions sembleraient devoir prendre un caractère définitif, elles seront reprises comme articles complémentaires par le  Règlement d’ordre intérieur.

05.  Les cas non-prévus  par les statuts, le règlement d’ordre intérieur ou par le livre des procès-verbaux seront réglés par la direction qui prendra les mesures ponctuelles  estimées nécessaires.

Dénomination

06.  Subséquemment à l’Article 01 des Statuts, la dénomination francophone de l’association sera « Club Belge du Bulldog Anglais » et le sigle en sera C.B.B.A. La dénomination germanophone sera « Belgischer Englisch Bulldog Klub » et le sigle en sera B.E.B.K.

Montant des cotisations

07.  Le montant des cotisations sera évalué annuellement par la direction, approuvé et communiqué aux membres.

08.  L’échéance de la qualité de membre et l’appel à renouvellement seront communiqués par document joint à la dernière revue du club de l’exercice en cours.

09.  Conformément à l’article 08-C des Statuts, la direction à le droit en cas de non-paiement de la cotisation due de faire noter le membre concerné comme mauvais payeur sur la liste des membres.

10.  Les membres inscrits comme mauvais payeurs sur la liste des membres ne peuvent se réinscrire que si aucune objection n’est formulée contre le renouvellement de leur candidature.


Qualité de membre et durée de cette qualité

11.  L’exercice de l’association varie individuellement pour chaque membre et est déterminé par le trimestre d’entrée.

12.  Chaque exercice individuel que dure une inscription comme membre comporte quatre trimestres et commence par le trimestre au cours duquel la candidature a été introduite et le montant de la cotisation perçu par l’association.

13.  Une qualité de membre est automatiquement entérinée dès lors qu’aucune objection n’a été soulevée endéans le délai repris dans la liste des candidats-membres. Si une objection s’avère recevable, la cotisation perçue est remboursée. Les périodiques éventuellement envoyés ne devront pas être rendus.

14.  Les formulaires d’inscription pré-imprimés sont mis au point par le rédacteur qui les donne à l’impression. Sur ces formulaires susceptibles d’être signés par les requérants doit figurer l’accord du candidat sur le but de l’association et son engagement à en respecter les statuts et le règlement d’ordre intérieur.

Assemblée générale statutaire des membres

15. 
Cette assemblée sera de préférence programmée pour le mois d’avril et la date en sera communiquée dans le périodique du mois de décembre de l’année précédente. L’appel aux points à mettre à l’ordre du jour ainsi que la candidature de membres à un mandat d’administrateur seront publiés de pair avec l’ordre du jour provisoire dans ce périodique. L’ordre du jour définitif de l’assemblée générale statutaire sera publié dans le périodique du club paraissant au moins huit jours avant la date prévue de l’assemblée générale statutaire, à savoir le périodique paraissant au mois de mars.

16.  Chaque membre a le droit de soumettre des points à l’ordre du jour de l’assemblée générale.

17.  Les points à traiter à l’ordre du jour de l’assemblée générale doivent parvenir par écrit et au  plus tard à la date mentionnée dans le périodique informant les membres de la prochaine assemblée générale à tenir.

18.  Les points à porter à l’ordre du jour de l’assemblée générale doivent être adressés au secrétariat.

19.  Les membres candidats à un mandat d’administrateur doivent se faire connaître par écrit via le secrétariat. La proposition de candidature est recevable jusqu’à la date mentionnée à cette fin dans le périodique du club. Cette procédure vaut également pour les mandataires sortants et qui se représentent.

20.  Les décisions de l’assemblée générale statutaire engagent tous les membres y compris les absents, les abstentionnistes et même les opposants.

21.  Le secrétariat est tenu de communiquer l’ordre du jour définitif de l’assemblée générale statutaire au rédacteur.

Assemblées générales extraordinaires

22. 
Lorsqu’un appel dûment justifié à la tenue d’une assemblée générale extraordinaire est lancé par au moins 1/5ème de la totalité des membres, la direction décrète dans les trois semaines la tenue d’une Assemblée Générale Extraordinaire.

23.  Les membres concernés verseront chacun une caution de 50 € qui leur sera rendue s’ils sont présents à l’assemblée en question.

24.  Les sommes versées par des membres absents à l’assemblée échoient à l’association.

25.  Tant que la totalité des cautions exigées ne sera pas en possession de l’association, la requête ne sera pas prise en considération.

26.  Si la direction est défaillante à l’égard d’une requête faite dans les règles, les membres concernés ont le droit de convoquer une assemblée générale de leur propre chef.

27.  La convocation à une assemblée générale extraordinaire se fera par circulaire et l’ordre du jour sera communiqué dans cette même circulaire. Seuls les points à l’ordre du jour proposés pour cette assemblée seront discutés. La convocation doit être adressée aux membres huit jours au moins avant la date de la tenue de l’assemblée.

Réunions de la direction

28.  La direction se réunira chaque fois que cela sera nécessaire au bon fonctionnement des affaires de l’association. Les membres de la direction seront contactés de la meilleure manière possible et à cette occasion également informés des points à l’ordre du jour de la réunion. Les points à mettre à l’ordre du jour d’une réunion de la direction peuvent être proposés jusqu’au début de la réunion. Une fois la réunion déclarée ouverte et après lecture, approbation et signature pour accord par le président et le secrétaire des procès-verbaux de la réunion précédente, il est procédé au traitement des points à l’ordre du jour dans l’ordre où ils ont été inscrits.

29.  La direction ne peut se réunir valablement que si plus de la moitié de ses membres est présente. Si tel n’est pas le cas le comité central, s’il est présent, prend ses responsabilités et décide en mutuel accord des mesures urgentes à prendre. Il rend compte de ces décisions envers la direction lors de la prochaine réunion de celle-ci totalisant le nombre de membres requis.

30.  Au cas où le comité central n’est pas présent au complet lors d’une réunion où trop peu de membres seraient présents, celle-ci sera ajournée à une date ultérieure. Cet ajournement peut consister dans les cas de réelle nécessité à clore une réunion considérée selon les dispositions réglementaires comme impossible et à en rouvrir immédiatement une nouvelle où la direction présente aura pouvoir décisionnel quel que soit le nombre de voix présent.

31.  Dans des cas urgents, le comité central est habilité à prendre des décisions au nom de la direction du club, même s’il n’est pas réuni en assemblée. Il rendra ultérieurement compte de ces décisions devant la direction. Si la direction n’approuve pas les décisions prises, leur bien-fondé devra être soumis aux les membres au cours de la prochaine assemblée générale statutaire.

Réglementation des votes

32.  Selon les statuts ou le règlement d’ordre intérieur, à l’exception de dispositions spécialement prévues, les propositions soumises au vote requièrent la majorité des voix émises à savoir la moitié plus une.

33.  Le vote sur des questions se fait à main levée ou par bulletin secret. La décision qui en résulte repose entre les mains du président. Le vote sur les personnes doit toujours se faire par bulletin secret.

34.  Les bulletins nuls, à savoir ceux qui comportent une signature, les bulletins blancs, les  douteux ou autres bulletins de votes comportant autre chose que ce qui est demandé ne sont pas comptabilisés.

35.  En cas d’égalité des voix, la voix du président ou de la personne qui préside l’assemblée compte double. Cela induit que lors d’un vote à bulletin secret, le président ou la personne qui préside doit rendre son vote public. Cette publicité donnera automatiquement au vote son caractère décisif.

Exception à la réglementation générale des votes

36. 
En cas d’égalité des votes concernant un mandat d’administration brigué par plusieurs membres, la voix du président ou de la personne qui préside l’assemblée ne sera pas prépondérante pour la nomination mais bien le nombre d’années d’engagement dans le domaine cynologique. Si cette dernier critère fait défaut, c’est l’âge qui sera déterminant. C’est le plus âgé, soit en années de cynologie soit en années de vie qui emportera le mandat.

Composition de la direction


37.  La composition de la direction est principalement réglementée par l’Article 10 des Statuts. Cet article prime dans tous les cas sur toute autre disposition du règlement d’ordre intérieur

38.  Conformément aux dispositions figurant au paragraphe 5 de l’Article 10 des Statuts, des membres non Belges, s’ils ne sont pas établis en Belgique, ne peuvent siéger à la direction de l’association.

39.  L’acte de candidature à la présidence doit être établi expressément et par écrit. En effet, cette
candidature doit déjà figurer à l’ordre du jour définitif de l’assemblée générale statutaire annuelle avec mention des nom et du projet du candidat. Les autres actes de candidature ne doivent pas s’accompagner d’un quelconque projet vu que  les fonctions d’administration son réparties ultérieurement et d’un commun accord entre les membres de la direction.

40.  Les postes du comité central ne sont pas cumulables. Toutes les autres fonctions de direction à priori celles qui ne sont pas doublées d’un titre spécifique, sont cumulables même avec une fonction au sein du comité central.

41.  L’échéance des fonctions de direction est réglée suivant un principe d’alternance préétablie . La date de référence pour toute activité est la date de création de l’association à savoir le 27 mai 1978.

42.  Le principe d’alternance s’applique aux fonctions. Ce n’est donc pas la durée du mandat qui est principalement prise en compte. Des membres de la direction nouvellement élus sont inscrits sur la liste d’alternance pour la fonction qui leur aura été assignée. La possibilité qu’un mandat expire avant la durée de trois ans qui s’y rapporte ne soit écoulée est donc bien réelle quoique rare. En cas de cumul de fonctions, c’est la première qui détermine l’échéance du mandat.

Description des tâches

43.  Le président préside les assemblées et veille au respect des statuts et du règlement d’ordre intérieur. Il donne la parole et peut ramener tout orateur à l’ordre. Il a le droit de reprendre la parole et en accord avec les membres de la direction d’expulser un intervenant.

44.  Après approbation, il signe de pair avec le secrétaire les procès-verbaux de toutes les assemblées.

45.  Le secrétaire s’occupe de toute la correspondance de l’association. Il classe les pièces entrantes et les copies des réponses faites d’abord dans une farde destinée à leur lecture par les autres membres de la direction lors de la prochaine réunion, ensuite dans un classeur définitif.

46.  Le secrétaire est responsable de toutes les formalités administratives des organisations présentes au sein de l’association.

47.  Le secrétaire recueille les points à mettre à l’ordre du jour de toutes les réunions, rédige l’ordre du jour des réunions et le communique avec la date et le lieu de la réunion à tous les intéressés.

48.  Le secrétaire rédige un rapport annuel concernant les activités de l’association tant antérieures qu’ultérieures. Après approbation de la direction, ce rapport est inscrit à l’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle.

49.  Le secrétaire établit une liste de présence par réunion.

50.  Il établit un classement à partir de cette liste de présence aux assemblées générales. Les membres présents apposeront leur signature derrière leur nom figurant sur la liste.

51.  Le secrétaire conserve les procès-verbaux des réunions qui sont rédigés sur des feuilles spécifiques et, après approbation par l’assemblée, les signe ou les paraphe de pair avec le président.

52.  Le secrétaire informe la S.R.S.H. de toute modification dans les statuts de l’association.

53.  Le trésorier est responsable des finances de l’association.

54. 
Il est responsable de la réclamation et de la perception des cotisations.

55. 
Il signale le non-paiement des cotisations au rédacteur pour que celui-ci puisse stopper l’envoi aux personnes concernées du périodique du club. Il en informe également la direction afin qu’elle puisse prendre les mesures opportunes.

56. 
Le trésorier classe les demandes d’inscription des candidats membres. Après réception de la cotisation il note le(s) numéro(s) de membres sur la demande d’inscription.

57. 
Le trésorier conserve la liste des membres et transmet le nom des nouveaux membres au rédacteur afin que celui-ci puisse la diffuser dans le périodique. La liste reprendra aussi bien le nom des membres toujours affiliés que celui des membres sortants.

58. 
Il rédige la liste annuelle définitive des membres à l’aide des demandes d’inscription et des paiements qui lui sont parvenus. Il s’emploie à transmettre annuellement cette liste à la  S.R.S.H./ U.R.C.S.H.

59. 
Le trésorier s’occupe des paiements et est responsable de la gestion des dépenses.

60. 
Toute réception d’argent de la main à la main entraîne la signature d’une quittance pour décharge par le trésorier.

61. 
Le trésorier s’occupe de la comptabilité et est responsable de la déclaration T.V.A. L’année comptable commence au 1er janvier et se termine au 31 décembre.

62.  Le trésorier présente un rapport de caisse ponctuel interne lors de chaque réunion de la direction.

63. 
Le trésorier rédige un rapport de caisse annuel couvrant l’année écoulée. Ce rapport est étayé par des écritures, des extraits de banque et toutes autres pièces justificatives comptables. Il est examiné dans un premier temps par une commission de caisse instituée par les membres. Celle-ci , après examen des pièces, donne son approbation éventuelle pour que les chiffres transmis soient dans un deuxième temps présentés à la direction qui après contrôle de cette approbation soumet les mêmes chiffres à l’assemblée générale.

64. 
L’approbation des chiffres est entérinée dans un rapport de caisse qui est lu devant l’assemblée générale. En cas d’approbation par les membres ce rapport vaut décharge de la responsabilité du trésorier en matière de gestion des finances de l’année écoulée.

65.
Le contrôle du livre de caisse, des extraits de banque et des factures d’entrée et de sortie ne peut être exécuté que par la commission de caisse sur invitation du trésorier ou sur rendez-vous avec celui-ci. Le contrôle aura lieu au moins une fois par an avant l’assemblée générale statutaire des membres de sorte qu’un état de caisse correct puisse être présenté aux membres lors de cette assemblée.

66. 
Le refus par le trésorier de soumettre les pièces comptables au contrôle de la commission de caisse entraînera son éviction immédiate.

67. 
Un empêchement quant à la date proposée par la commission de caisse ne peut être considéré comme un refus. Un accord sur les dates de contrôle possibles ne peut être différé de plus de 3 semaines entre le moment où la commission propose une date et le moment où cette date convient au trésorier. Si cela devait être le cas, la question serait soumise à l’avis de la direction qui déciderait d’éventuelles mesures à prendre. Les périodes de vacances sont considérées comme des situations d’exception.

68.  Le titre de vice-président est purement facultatif et n'est d'application qu'en cas d'absence imprévue du président lors d'une manifestation officielle. En ce cas, la vice-présidence ne peut être assumée que par l'un des membres du comité d'administration en fonction présent à ce moment précis et jamais par un membre de la direction occupant une fonction de commissaire.
Ce membre du comité d'administration remplace le président uniquement pendant cette absence spécifique et jouit à ce moment là des mêmes droits et des mêmes devoirs.

69. 
Le rédacteur s’occupe de la composition et à la rédaction du périodique du club. Il recueille les contributions aux articles et veille à ce que leur contenu ne soit pas préjudiciable à des tiers et qu’il ne s’oppose pas à la philosophie de l’association, à l’ordre public ou aux bonnes mœurs. Il publie dans le périodique du club toutes les communications officielles qui lui parviennent et qui intéressent l’association. Il s’occupe de l’envoi du périodique aux membres au prix le plus bas possible et envoie en même temps les cartes de membres, nouvelles ou renouvelées.

70. 
Le rédacteur s’occupe également de l’envoi de toutes les circulaires de l’association aux membres.

Code de conduite

71. 
Les membres de la direction s’engagent, à la fin de leur mandat, à remettre dans les huit jours soit au président soit au secrétaire ,sans demande expresse, tous documents et objets en leur possession appartenant à l’association.

72.  La qualité de membre de la direction prend fin  par : décès, démission, exclusion ou fin de la qualité de membre.

73.  Les mandats d’administration ne sont pas rémunérés.

Commission de caisse

74.  La commission de caisse se compose de trois membres choisis par l’assemblée générale statutaire qui ne font pas partie de la direction et qui ne peuvent être rémunérés. Deux commissaires effectif sont en fonction, le troisième est de réserve.

75.  Chaque année un nouveau commissaire de réserve est élu. Le précédent commissaire de réserve prend la place du commissaire sortant. Le commissaire sortant peut se porter éligible comme commissaire de réserve.

76.  La commission de caisse a, sur invitation du ou rendez-vous avec le trésorier, droit de regard sur les pièces comptables de l’association.


Défraiement

77.  Les frais justifiés seront remboursés sur présentation des justificatifs concernés.

Manifestations

78.  Aucune manifestation n’aura lieu durant les mois du juillet et d’août.

79.  Aucun des membres de la direction ni un membre de leur foyer ne pourra inscrire ou présenter un chien à un C.A.C. organisé par l’association.

80.  Aucun contact ne peut être créé entre les juges et les participants avant le début d’une manifestation.

Publicité sur les chiots

81.  Aux demandes de renseignements du public concernant les chiots bulldog, les produits d’élevage de membres ou de membres éleveurs qui satisfont à toutes les conditions du règlement sur l’élevage seront d’abord renseignés. Ensuite seront renseignés les produits d’élevage des membres ou membres éleveurs qui ne satisfont pas totalement aux conditions figurant dans le règlement sur l’élevage. Dans les deux cas, l’association s’abstiendra de formuler toute recommandation ou de fournir une quelconque garantie. A partir de la deuxième nichée, l’éleveur devra avoir commencé à se conformer au point 3 du règlement sur l’élevage et s’être mis en ordre en ce qui concerne le point 4 dudit règlement. Dans le cas contraire, sa(ses) nichée(s) ne sera(seront) plus renseignée(s) jusqu’à ce qu’il se soit conformé aux exigences requises.

82.  La publicité sur les nichées de chiots faite via le website de l’association sera différenciée en deux rubriques nichées « A » et nichées « B » Les nichées « A » comporteront des annonces accompagnées de coordonnées de contacts, de photos, des noms du père et de la mère. Les nichées « B » seront accompagnées de coordonnées de contacts uniquement.

83.  La naissance et autres détails devront être communiqués au secrétariat accompagné du double du formulaire de déclaration auprès de la S.R.S.H.

84.  Au cas où une association hiérarchiquement supérieure permet à un éleveur de bénéficier d’une (ou plusieurs) exception(s) aux règlements en vigueur, celle(s)-ci doit (doivent) être communiquée(s) par l’éleveur concerné à l’association soit d’avance soit accompagnées de la déclaration à laquelle s’applique(nt) l’(les) exception(s) et avec preuves écrites à l’appui. Le non-respect de cette nouvelle disposition du Règlement d’ordre intérieur entraînera automatiquement l’ouverture d’un dossier.


Communication de la qualité de reproducteur

85.  Afin d'être considéré comme géniteur susceptible d'etre mentionné sur le site internet, le chien doit appartenir à un des membres, être douze mois ou plus et avoir obtenu l'homologation de la sélection sur son pedigree par la S.R.S.H. Les mâles susceptibles de saillir seront décrits sur le site accompagnés des coordonnées de contact, d'une (1) photo et copie de leur pedigree à condition de procurer des photocopies des documents suivant : copies des deux côtés de leur pedigree, copie de leur atteste ADN et copie du
certificat d’admission à l’élevage  de la S.R.S.H.  La demande doit être envoyé à l'adresse privé du webmaster ou via l'adresse email de l'association. 

86.  La présentation du chien comme reproducteur doit toujours faire l’objet d’une demande écrite de la part du propriétaire.

Communication de la qualité d’éleveur

87.  Chacun peut contre paiement faire paraître une annonce dans le périodique du club. Les annonces comporteront toutes les informations transmises pour autant qu’elles soient conformes à l’article 85 ayant trait au code de conduite. Exception sera toutefois faite en ce qui concerne les établissements commerciaux et autres magasins d’animaux.

88.  Les conditions pour être mentionné gratuitement en qualité d’éleveur sur le website du club sont les suivantes : résider en Belgique, avoir une appellation de chenil, être membre de l’association, n’élever que des bulldog et tout au plus une race supplémentaire et avoir signé la charte. L’éleveur concerné sera mentionné avec toutes les coordonnées de contacts prévus qu’il aura communiquées.

89.  La communication de la qualité d’éleveur ou de firme désirant placer une annonce dans le périodique ou sur le website de l’association doit toujours faire l’objet d’une demande écrite.

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Au début de la page
Statuts
RGPD
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