HUISHOUDELIJK REGLEMENT
HUISHOUDELIJK REGLEMENT

REGLEMENT D'ORDRE INTERIEUR

Réglementation

 

01 Le Règlement d’ordre intérieur se compose des dispositions suivantes et de toutes celles qui pourraient à l’avenir être modifiées ou ajoutées suite aux décisions prises par des réunions de la direction ou par des assemblées générales statutaires ou extraordinaires.

 

02 Une modification ou un ajout au  Règlement d’ordre intérieur ne peut intervenir que par un vote à la majorité des voix tenu au cours de l’assemblée ayant pour objet une proposition de modification ou d’ajout au Règlement d’ordre intérieur.

 

03 La direction se réserve le droit de se déclarer incompétente et d’inscrire une modification ou un ajout à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale statutaire ou extraordinaire.

 

04 Les décisions temporaires de la direction et reprises dans le livre des procès-verbaux  sont exécutoires pendant la période d’application au même titre que les articles du règlement d’ordre intérieur. Au cas où ces décisions sembleraient devoir prendre un caractère définitif, elles seront reprises comme articles complémentaires par le  Règlement d’ordre intérieur.

 

05 Les cas non-prévus  par  les statuts, le règlement d’ordre intérieur ou par le livre des procès-verbaux seront réglés par la direction qui prendra les mesures ponctuelles  estimées nécessaires.

 

Dénomination

 

06 Subséquemment à l’Article 01 des Statuts, la dénomination francophone de l’association sera « Club Belge du Bulldog Anglais » et le sigle en sera C.B.B.A. La dénomination germanophone sera « Belgischer Englisch Bulldog Klub » et le sigle en sera B.E.B.K.

 

Montant des cotisations

 

07 Le montant des cotisations sera évalué annuellement par la direction, approuvé et communiqué aux membres

 

08 L'expiration de l'adhésion et l'appel au renouvellement seront communiqués par voie numérique

 

09 Conformément à l’article 08-C des Statuts, la direction à le droit en cas de non-paiement de la cotisation due de faire noter le membre concerné comme mauvais payeur sur la liste des membres.

 

10 Les membres inscrits comme mauvais payeurs sur la liste des membres ne peuvent se réinscrire que si aucune objection n’est formulée contre le renouvellement de leur candidature.

 

Qualité de membre et durée de cette qualité

 

11 La durée de l'exercice social de l'association détermine la durée des adhésions et n'est conclue que pour la durée de l'année en cours, quel que soit le moment de l'adhésion

 

12. Chaque année d'adhésion compte quatre trimestres et commence toujours au début du premier trimestre (1er janvier), quel que soit le moment où la demande d'adhésion et le paiement de la cotisation due sont reçus par l'association..

 

13. Les demandes d'adhésion doivent être soumises par les candidats à l'aide du formulaire disponible sur le site Internet de l'association. Ce formulaire dûment rempli et transmis est considéré comme une demande signée et doit être confirmé comme reçu par l'association dans les deux jours suivant sa réception.

 

14. L'adhésion est automatiquement confirmée si aucune objection n'est formulée dans le délai indiqué dans la Newsletter ou le Bulletin d'Information trimestrielle. En cas d'objection recevable, la cotisation perçue sera remboursée.

 

Assemblée générale statutaire des membres

 

15. Cette réunion sera de préférence programmée en avril et sera donc annoncée dans la Newsletter ou le Bulletin d'Information publié en décembre de l'année précédente.

 

16. L'appel à l'ordre du jour et les candidatures à un mandat d'administrateur sont publiés avec l'ordre du jour provisoire dans la publication de décembre.

 

17. L'ordre du jour définitif de l'Assemblée Générale Annuelle Statutaire est publié dans la Newsletter ou Bulletin d'Information qui paraît au moins huit jours avant la date prévue de l'Assemblée Générale Annuelle Statutaire, à savoir la Newsletter ou le Bulletin d'Information paru au mois de mars.

 

18. Chaque membre a le droit d'inscrire des points à examiner ou des nominations à l'ordre du jour de l'Assemblée Générale Annuelle statutaire des membres. Ceci s'applique également aux membres sortants du conseil d'administration qui se présentent pour une réélection.

 

19. Les points à discuter à l'ordre du jour de l'Assemblée Générale Annuelle Statutaire doivent être reçus par voie numérique au plus tard à la date annoncée à cet effet dans la Newsletter ou le Bulletin d'Information que l'Assemblée Générale Annuelle Statutaire à tenir informe le membres.

 

20. Les points à l'ordre du jour de l'Assemblée Générale Annuelle Statutaire doivent être reçus par voie numérique au secrétariat.

 

21. Les candidats membres du bureau doivent se faire connaître par voie numérique via le secrétariat. La candidature est recevable jusqu'à la date précisée dans la Newsletter ou le Bulletin d'Information. La même disposition s'applique aux membres sortants du conseil d'administration qui se présentent à la réélection.

 

22. Les décisions de l'assemblée générale statutaire des membres s'imposent à tous les membres, y compris ceux qui n'étaient pas présents, qui ont voté blanc ou qui auraient voté contre.

 

23. Le secrétariat doit communiquer sans délai à la rédaction l'ordre du jour définitif de l'assemblée générale annuelle statutaire des membres.

 

Assemblées générales extraordinaires

 

24. Lorsque les membres, comptant au moins un cinquième du nombre total des membres, font une demande motivée de convocation d'une assemblée générale extraordinaire, le conseil d'administration convoque une assemblée générale extraordinaire dans un délai de trois semaines.

 

25. Lesdits membres versent chacun une caution de 50 Euros, qu'ils recevront en retour lors de leur participation à ladite réunion.

 

26. Les sommes versées par les membres absents reviendront à l'association.

 

27. Tant que l'acompte demandé n'est pas globalement en possession de l'association, la demande demandée ne sera pas traitée.

 

28. Si le conseil d'administration ne donne pas suite à une telle demande formulée conformément au règlement, lesdits membres ont le droit de convoquer eux-mêmes une assemblée générale extraordinaire des membres.

 

29. La convocation à une assemblée générale extraordinaire des membres sera envoyée par circulaire numérique et l'ordre du jour définitif sera indiqué dans cette même circulaire. Seuls les points à l'ordre du jour de cette réunion seront discutés. La convocation doit parvenir aux membres au moins huit jours avant la date de la réunion.

 

Réunions du Conseil

 

30. Le conseil d'administration sera réuni en réunion par contact numérique. La réunion aura lieu soit numériquement, soit localement à un lieu de réunion convenu.

Ces réunions auront lieu chaque fois que cela sera nécessaire au bon fonctionnement de l'association.

Les points déjà connus à l'ordre du jour peuvent déjà être annoncés sur la convocation. Des points supplémentaires peuvent être ajoutés à l'ordre du jour jusqu'au début de la réunion.

Une fois la séance ouverte, après rédaction du procès-verbal de la séance précédente, et que le Président et le Secrétaire ont l'approuvés et acceptés, l'ordre du jour peut être complété.

 

31. Le conseil ne peut valablement se réunir que si plus de la moitié du conseil est connectée numériquement ou présente.

Si ce n'est pas le cas, la direction centrale, si elle est affiliée ou présente, prend ses responsabilités et décide des affaires vraiment urgentes après consultation mutuelle. Ils justifient cette ou ces décision(s) au conseil d'administration lors du prochain conseil d'administration avec le nombre d'administrateurs requis.

 

32. Si le conseil principal n'est pas pleinement présent à une réunion du conseil avec trop peu de membres du conseil présents, la réunion sera reportée à une prochaine occasion.

En cas d'urgence réelle, ce décalage peut consister en la clôture théorique de la réunion qui n'est pas possible en raison des règles en vigueur et la reprise immédiate d'une nouvelle réunion après celle-ci, dans laquelle le conseil d'administration présent peut alors décider quel que soit le nombre d'administrateurs. et les principaux membres du conseil d'administration présents ou non.

 

33. Le conseil d'administration est autorisé, réuni ou non en réunion, à prendre des décisions en cas d'urgence au nom du conseil et du club. Ils rendent ensuite compte de ces décisions au conseil d'administration. Si ce conseil n'est pas d'accord avec les décisions, il devra en rendre compte aux membres lors de la prochaine Assemblée Générale Annuelle statutaire.

 

Règlement sur le vote

 

34. Sauf dispositions particulières prévues par les statuts ou le règlement intérieur, les propositions soumises au vote requièrent la majorité des voix exprimées, soit au moins la moitié plus une des voix exprimées.

 

35. Les affaires peuvent être votées à main levée ou au scrutin secret, la décision à cet égard appartient au président. Les personnes doivent toujours être votées secrètement.

 

36. Les votes nuls, signés, blancs, flous ou autre que les bulletins de vote demandés, ne sont pas éligibles au dépouillement.

 

37. En cas d'égalité, la voix du président ou de la personne qui préside l'assemblée compte deux fois. Cela signifie qu'en cas de scrutin secret, le président ou la personne qui préside doit annoncer son vote et cette annonce sera automatiquement déterminante.

 

38. Exception à la règle générale du vote : En cas de mandat à plusieurs candidats et à égalité des voix, la voix du président ou du président de séance ne sera PAS décisive, mais le nombre d'années d'engagement en cynologie déterminera le rendez-vous, donc aucune prétention ne peut être faite sur la connaissance canine, le nombre d'années de vie sera considéré comme le facteur déterminant. Le plus âgé soit en années canines soit en années de vie sera nommé.

 

Composition du conseil

 

39. La composition du conseil est principalement régie par l'article 10 des statuts. Cet article ne peut jamais être invalidé par les règlements du règlement intérieur.

 

40. Conformément au paragraphe 5 de l'article 10 des statuts, les membres de nationalité non belge, s'ils ne sont pas officiellement logés en Belgique, ne peuvent être inclus dans le conseil d'administration.

 

41. Une nomination à la présidence doit être formulée explicitement et par écrit, car cette candidature doit déjà être mentionnée dans l'ordre du jour définitif de l'Assemblée Générale Annuelle Statutaire des membres, en précisant le nom et l'intention du candidat. Toutes les autres nominations n'ont pas à indiquer une préférence de tâche, puisque les fonctions du conseil seront plus tard réparties entre les membres du conseil intérimaires d'un commun accord.

 

42. Les principaux postes de direction ne sont pas cumulables. Tous les autres postes de direction, qu'ils portent ou non un titre spécifique, peuvent être exercés en combinaison, même avec des postes de direction principaux

 

43. La péremption des mandats est réglée selon la rotation. La date de référence pour tous les traitements est la date de fondation de l'association, soit le 27 mai 1978.

 

44. La rotation sera suivie au cours des fonctions et non au cours du temps de service. Les membres du conseil d'administration nouvellement élus sont renouvelés en fonction du poste qui leur est attribué. La possibilité qu'un mandat expire avant la fin de la période de service de trois ans est donc réelle, mais une seule fois. En cas de cumul de postes, le premier poste expirant détermine l'heure d'expiration du mandat.

 

Les descriptions d'emploi

 

45. Le président dirige les réunions, veille à l'application des statuts et du règlement intérieur. Il donne la parole et a le droit de rappeler chaque orateur à l'ordre, de retirer la parole ou, en concertation avec les autres membres du Conseil, de les faire quitter la séance.

 

46. ​​​​Il signe, par écrit ou numériquement, avec le secrétaire, les procès-verbaux approuvés de toutes les réunions.

 

47. Le secrétaire s'occupe de toute la correspondance de l'association. Il classe les documents entrants et les copies de leurs réponses, d'abord dans un dossier pour lecture par les autres membres du conseil lors de la réunion suivante, ensuite dans un classement définitif.

 

48. Le secrétaire est chargé des formalités administratives des organismes de l'association.

 

49. Le secrétaire recueille les points à l'ordre du jour de toutes les réunions, dresse ainsi l'ordre du jour des réunions et le transmet, ainsi que la date, l'heure et le lieu de la réunion, pour distribution aux parties intéressées.

 

50. Le secrétaire prépare un rapport annuel sur les activités de l'association, passées comme futures, qui est discuté en assemblée générale annuelle des membres après approbation du conseil d'administration.

 

51. Le secrétaire dresse une liste de présence pour chaque réunion.

 

52. Il dresse un classement de la liste de présence des assemblées générales annuelles statutaires qui doit être signée par les membres présents après leur nom.

 

53. Le secrétaire conserve les procès-verbaux des réunions sur des feuilles séparées ou des données numériques qu'il signe et/ou paraphe avec le président, après approbation par l'Assemblée (par écrit ou numériquement).

 

54. Le trésorier est responsable des fonds de l'association.

 

55. Il est responsable de la réclamation et du recouvrement des cotisations.

 

56. Il notifie à l'éditeur le non-paiement de la cotisation due afin qu'il cesse d'adresser les newsletters ou Bulletins d'Information aux personnes concernées. Il signale également ces non-paiements des cotisations au conseil d'administration afin que toutes mesures puissent être prises.

 

57. Le trésorier classe les candidatures reçues pour l'adhésion des candidats membres. Après avoir reçu la cotisation, il note le numéro de membre sur la demande d'adhésion.

 

58.  Il rédige la liste annuelle définitive des membres à l’aide des demandes d’inscription et des paiements qui lui sont parvenus. Il s’emploie à transmettre annuellement cette liste à la  S.R.S.H./ U.R.C.S.H.

 

59.  Le trésorier s’occupe des paiements et est responsable de la gestion des dépenses.

 

60.  Toute réception d’argent de la main à la main entraîne la signature d’une quittance pour décharge par le trésorier.

 

61.  Le trésorier s’occupe de la comptabilité et est responsable de la déclaration T.V.A. L’année comptable commence au 1er janvier et se termine au 31 décembre.

 

62.  Le trésorier présente un rapport de caisse ponctuel interne lors de chaque réunion de la direction.

 

63.  Le trésorier rédige un rapport de caisse annuel couvrant l’année écoulée. Ce rapport est étayé par des écritures, des extraits de banque et toutes autres pièces justificatives comptables. Il est examiné dans un premier temps par une commission de caisse instituée par les membres. Celle-ci , après examen des pièces, donne son approbation éventuelle pour que les chiffres transmis soient dans un deuxième temps présentés à la direction qui après contrôle de cette approbation soumet les mêmes chiffres à l’assemblée générale.

 

64.  L’approbation des chiffres est entérinée dans un rapport de caisse qui est lu devant l’assemblée générale. En cas d’approbation par les membres ce rapport vaut décharge de la responsabilité du trésorier en matière de gestion des finances de l’année écoulée.

 

65. La vérification du livre de caisse, des relevés bancaires, des factures entrantes et sortantes ne peut être effectuée par la commission de caisse que sur convocation ou après accord du trésorier.

L'audit doit être effectué au moins une fois par an AVANT l’Assemblée Générale Annuelle Statutaire des membres afin que la situation de trésorerie correcte puisse être communiquée aux membres de l'assemblée.

 

66.  Le refus par le trésorier de soumettre les pièces comptables au contrôle de la commission de caisse entraînera son éviction immédiate.

 

67.  Un empêchement quant à la date proposée par la commission de caisse ne peut être considéré comme un refus. Un accord sur les dates de contrôle possibles ne peut être différé de plus de 3 semaines entre le moment où la commission propose une date et le moment où cette date convient au trésorier. Si cela devait être le cas, la question serait soumise à l’avis de la direction qui déciderait d’éventuelles mesures à prendre. Les périodes de vacances sont considérées comme des situations d’exception.

 

68.  Le titre de vice-président est purement facultatif et n'est d'application qu'en cas d'absence imprévue du président lors d'une manifestation officielle. En ce cas, la vice-présidence ne peut être assumée que par l'un des membres du comité d'administration en fonction présent à ce moment précis et jamais par un membre de la direction occupant une fonction de commissaire.

Ce membre du comité d'administration remplace le président uniquement pendant cette absence spécifique et jouit à ce moment là des mêmes droits et des mêmes devoirs.

 

69. L'éditeur est responsable de la compilation et de l'édition du Bulletin d'Information et du Nieuwsbrief. Il collecte les contributions déposées et s'assure que leur contenu n'est pas offensant pour les tiers et également que les documents déposés ne sont pas contraires aux objectifs de l'association, à l'ordre public ou aux bonnes mœurs. Tous les avis officiels qui lui sont fournis et concernant l'association seront publiés par lui dans les documents mentionnés. Il se charge d'adresser aux membres les documents précités par voie électronique.

 

70.  Le rédacteur s’occupe également de l’envoi de toutes les circulaires de l’association aux membres.

 

Code de conduite

 

71.  Les membres de la direction s’engagent, à la fin de leur mandat, à remettre dans les huit jours soit au président soit au secrétaire ,sans demande expresse, tous documents et objets en leur possession appartenant à l’association.

 

72.  La qualité de membre de la direction prend fin  par : décès, démission, exclusion ou fin de la qualité de membre.

 

73.  Les mandats d’administration ne sont pas rémunérés.

 

Commission de caisse

 

74.  La comité d'audit est composé de trois membres élus par l’Assemblée Générale Annuelle  Statutaire qui ne peuvent être membres du conseil d'administration et ne peuvent être rémunérés. Le conseil de surveillance est composé de deux membres effectifs, le troisième est membre de réserve.

 

75.  Chaque année un nouveau commissaire de réserve est élu. Le précédent commissaire de réserve prend la place du commissaire sortant. Le commissaire sortant peut se porter éligible comme commissaire de réserve.

 

76.  La commission de caisse a, sur invitation du ou rendez-vous avec le trésorier, droit de regard sur les pièces comptables de l’association.

 

Défraiement

 

77.  Les frais justifiés seront remboursés sur présentation des justificatifs concernés.

 

Manifestations

 

78.  Aucune manifestation n’aura lieu durant les mois du juillet et d’août.

 

79.  Aucun des membres de la direction ni un membre de leur foyer ne pourra inscrire ou présenter un chien à un C.A.C. organisé par l’association.

 

80.  Aucun contact ne peut être créé entre les juges et les participants avant le début d’une manifestation.

 

Publicité sur les chiots

 

81.  Aux demandes de renseignements du public concernant les chiots bulldog, les produits d’élevage de membres ou de membres éleveurs qui satisfont à toutes les conditions du règlement sur l’élevage seront d’abord renseignés. Ensuite seront renseignés les produits d’élevage des membres ou membres éleveurs qui ne satisfont pas totalement aux conditions figurant dans le règlement sur l’élevage. Dans les deux cas, l’association s’abstiendra de formuler toute recommandation ou de fournir une quelconque garantie. A partir de la deuxième nichée, l’éleveur devra avoir commencé à se conformer au point 3 du règlement sur l’élevage et s’être mis en ordre en ce qui concerne le point 4 dudit règlement. Dans le cas contraire, sa(ses) nichée(s) ne sera(seront) plus renseignée(s) jusqu’à ce qu’il se soit conformé aux exigences requises.

 

82. La médiation chiot menée via le site internet de l'association ne s'appliquera qu'aux éleveurs du charte.

 

83.  La naissance et autres détails devront être communiqués au secrétariat accompagné du double du formulaire de déclaration auprès de la S.R.S.H.

 

84.  Au cas où une association hiérarchiquement supérieure permet à un éleveur de bénéficier d’une (ou plusieurs) exception(s) aux règlements en vigueur, celle(s)-ci doit (doivent) être communiquée(s) par l’éleveur concerné à l’association soit d’avance soit accompagnées de la déclaration à laquelle s’applique(nt) l’(les) exception(s) et avec preuves écrites à l’appui. Le non-respect de cette nouvelle disposition du Règlement d’ordre intérieur entraînera automatiquement l’ouverture d’un dossier.

 

Mentions de qualité de reproducteur

 

85.  Afin de se qualifier comme reproducteurs pour l'inscription sur le site Web de l'association, le chien doit appartenir à un membre, être âgé de douze mois ou plus et avoir l'homologation de sélection du S.R.S.H. sur son arbre généalogique. Il sera nclus avec ss coordonnée de contact, une (1) photo et le detail de son pedigree à condition que les documents suivant soient fournis: copie recto et verso  de son pedigree, copies de son atteste ADN et copie du certificat d’admission à l’élevage de la S.R.S.H.  La demande doit être soumise via E-mail officielle de l'association.

 

86.  La présentation du chien comme reproducteur doit toujours faire l’objet d’une demande écrite de la part du propriétaire.

 

Communication de la qualité d’éleveur

 

87.  Chacun peut contre paiement faire paraître une annonce dans le Bulletin d'Information et/ou Nieuwsbrief du club. Les annonces comporteront toutes les informations transmises pour autant qu’elles soient conformes à l’article 85 ayant trait au code de conduite. Exception sera toutefois faite en ce qui concerne les établissements commerciaux et magasins d’animaux.

 

88.  Les conditions pour être mentionné gratuitement en qualité d’éleveur charte sur le website du club sont les suivantes : résider en Belgique, avoir une appellation de chenil, être membre de l’association, n’élever que des bulldog et tout au plus une race supplémentaire et avoir signé la charte. L’éleveur concerné sera mentionné avec toutes les coordonnées de contacts prévus qu’il aura communiquées.

 

89.  La communication de la qualité d’éleveur charte ou de firme désirant placer une annonce dans le Bulletin d'Information et/ou Nieuwsbrief de l’association doit toujours faire l’objet d’une demande écrite au trésorier/éditeur. De telles annonces ne sont pas possibles sur le site de l'association.

 

90. De telles annonces ne sont jamais gratuites, d'où le contact obligatoire avec le trésorier/éditeur.

 

 

Au début de la page

A l'aperçu


A l'aperçu

Au début de la page